Šablony e-mailů po veletrhu ke zkopírování
Navazující zpráva funguje nejlépe, když dorazí, dokud si vás návštěvník ještě pamatuje. Níže jsou čtyři šablony pro nejčastější situace, každá s předmětem a správným okamžikem odeslání. Nahraďte slova v hranatých závorkách a smažte vše, co pro váš rozhovor neplatí.
Než odešlete
- První zprávu odešlete do jednoho až dvou pracovních dnů po veletrhu, dokud je rozhovor v čerstvé paměti.
- Zmiňte jeden detail z rozhovoru. Ukazuje to, že e-mail není hromadná rozesílka.
- Žádejte jen jednu věc: odpověď, hovor nebo schůzku.
- Odkažte na svůj materiál nebo připojte jeden soubor. Několik velkých příloh často skončí ve spamu.
- Napište, kdo jste a jak vás zastihnout, a nabídněte jednoduchý způsob, jak říct ne.
- Pište jen lidem, kteří vám dali vizitku nebo své údaje. Před odesláním si ověřte pravidla pro obchodní e-maily ve své zemi.
Šablona 1: poděkování a materiál, o který požádali
Kdy poslat: ještě týž den nebo další ráno, návštěvníkům, kteří požádali o brožuru, ceník nebo technický list.
Předmět: [název veletrhu]: informace o produktu [produkt], o které jste požádali
Dobrý den, [jméno],
Děkuji, že jste se zastavili na našem stánku na veletrhu [název veletrhu]. Bylo příjemné si popovídat o [téma rozhovoru].
Jak jsme se domluvili, posílám [název brožury nebo dokumentu]. Pro vás je nejdůležitější [část nebo strana].
Pokud byste si to chtěli projít společně, domluvíme hovor na 20 minut. Stačí odpovědět, který den vám vyhovuje.
S pozdravem,
[vaše jméno]
[funkce, firma, telefon]
Šablona 2: žádost o schůzku po konkrétní potřebě
Kdy poslat: do dvou pracovních dnů, návštěvníkům se skutečným projektem, rozpočtem nebo termínem. Jsou to vaše kontakty A.
Předmět: [jejich firma] a [vaše firma]: další krok po veletrhu [název veletrhu]
Dobrý den, [jméno],
Na veletrhu [název veletrhu] jste mi řekli, že [jejich potřeba nebo projekt] a že se plánujete rozhodnout do [datum nebo časový rámec].
Navrhuji příští týden 30 minut na [konkrétní téma: jejich požadavky, první nabídku, ukázku]. Hodilo by se vám [den] v [čas], nebo [den] v [čas]?
Pokud se na rozhodování podílí někdo další, klidně tuto zprávu přepošlete dál.
S pozdravem,
[vaše jméno]
[funkce, firma, telefon]
Šablona 3: krátké připomenutí, když není odpověď
Kdy poslat: pět až sedm pracovních dnů po prvním e-mailu, jednou. Pokud stále není odpověď, stačí ještě jedna zpráva asi po dvou týdnech.
Předmět: Navazuji na: [původní předmět]
Dobrý den, [jméno],
Minulý týden vám po veletrhu [název veletrhu] odešla moje zpráva o [téma] a chci se ujistit, že k vám dorazila.
Jednou větou: [co pro ně můžete udělat, v jedné větě].
Pokud teď není vhodná doba, dejte mi vědět a ozvu se v [měsíc]. Pokud by byl lepším kontaktem někdo jiný, stačí mi ho doporučit.
Děkuji,
[vaše jméno]
[funkce, firma, telefon]
Šablona 4: jemné navázání po krátkém rozhovoru
Kdy poslat: do týdne, návštěvníkům, se kterými jste mluvili jen krátce nebo kteří nechali vizitku bez jasné potřeby. Jsou to vaše kontakty B a C.
Předmět: Příjemné setkání na veletrhu [název veletrhu]
Dobrý den, [jméno],
Krátce jsme se potkali na veletrhu [název veletrhu] na stánku [vaše firma]. Nechci vám plnit schránku, proto jen jeden odkaz, který se může hodit: [odkaz na vaši nejužitečnější stránku, případovou studii nebo brožuru].
Pokud se [téma] stane později aktuální, najdete mě na této adrese nebo na telefonu [telefon].
Pokud už od nás nechcete dostávat další zprávy, odpovězte „ne, děkuji“ a vaše údaje odstraním.
S přátelským pozdravem,
[vaše jméno]
[funkce, firma]
Příklady předmětů e-mailů
- [název veletrhu]: informace, o které jste požádali
- Příjemné setkání na veletrhu [název veletrhu]
- Váš dotaz k tématu [téma] z veletrhu [název veletrhu]
- [jejich firma] a [vaše firma]: další krok
- Technický list k produktu [produkt], jak jsme se domluvili
- Navazuji na: [původní předmět]
Pošlete první zprávu na stánku
První šablonu návštěvníci očekávají nejčastěji a nejsnáze se posílá pozdě. Followbooth pošle správnou brožuru přes WhatsApp nebo e-mail, dokud je návštěvník ještě na vašem stánku, v jeho jazyce. Hodnocení A, B nebo C u každého kontaktu pak ukáže, kterou z dalších šablon použít.
Dotazy k navazující komunikaci po veletrhu
Jak brzy mám poslat navazující e-mail po veletrhu?
Dobrým cílem je jeden až dva pracovní dny. Čím dřív zpráva dorazí, tím spíš si návštěvník rozhovor ještě pamatuje.
Kolik navazujících e-mailů mám poslat?
Obvyklé pravidlo je první zpráva, jedno připomenutí asi po týdnu a další asi po dvou týdnech. Potom přestaňte nebo kontakt přesuňte do newsletteru, pokud s ním souhlasil.
Mám psát návštěvníkům, kteří mi nedali vizitku?
Ne. Pište jen lidem, kteří vám dali vizitku nebo své údaje. Pravidla pro obchodní e-maily se v jednotlivých zemích liší, proto si ověřte ta svá.
Mám pro navazující komunikaci použít WhatsApp, nebo e-mail?
Použijte kanál, který s vámi používal návštěvník. E-mail se hodí pro delší zprávy a dokumenty. WhatsApp se hodí pro krátkou zprávu se souborem, a to jen pro lidi, kteří vám dali své číslo.
Vyzkoušejte to na dalším veletrhu
Začněte zdarma: 10 naskenovaných vizitek, bez karty.