Leaderfassung auf der Messe: Kontakte erfassen und noch am Stand nachfassen

An einem Messetag entstehen Dutzende Gespräche, und eine Woche später weiß kaum jemand mehr, wer was wollte. Mit einer App zur Leaderfassung halten Sie Kontakt, Gesprächsnotiz und nächsten Schritt direkt am Stand fest. Followbooth schickt außerdem den passenden Prospekt, bevor der Besucher weitergeht.

Was Leaderfassung auf Messen bedeutet

Unter Leaderfassung, auch Lead Retrieval oder Lead Capture genannt, versteht man das Erfassen der Besucher, die sich an Ihrem Stand für Ihr Angebot interessieren: Name, Firma, E-Mail, Telefonnummer und das, was Sie im Gespräch erfahren haben. Daraus wird nach der Messe die Kontaktliste für Ihren Vertrieb.

Entscheidend ist, wie schnell und wie vollständig die Daten in dieser Liste landen. Visitenkarten, die erst nach der Messe abgetippt werden, und Notizen auf Zetteln gehen oft verloren, noch bevor jemand nachgefasst hat.

Drei Wege zur Leaderfassung

Visitenkarten und Papierliste: Einfach und ohne Technik. Jede Karte muss aber später abgetippt werden, und Gesprächsnotizen bleiben dabei oft auf der Strecke.
Lead-Retrieval des Veranstalters: Viele Veranstalter vermieten Scanner oder verkaufen App-Lizenzen, die den Barcode oder QR-Code auf dem Besucherausweis lesen. Je nach Veranstalter erhalten Sie die Registrierungsdaten des Besuchers. Das gibt es nur, wenn der Veranstalter ein solches System anbietet; abgerechnet wird häufig pro Gerät und Messe.
Eine eigene Leaderfassungs-App: Sie lässt sich auf jeder Messe einsetzen, auch ohne Lead-Retrieval des Veranstalters. Notizen und Nachfassen gestalten Sie selbst. Viele Teams kombinieren sie mit dem System des Veranstalters.

So läuft die Leaderfassung mit Followbooth

Karte scannen
Halten Sie die Handykamera auf die Visitenkarte. Eine KI liest Name, Firma, E-Mail und Telefonnummer. Auch der gedruckte Text auf Namensschildern wird gelesen.
Notiz zum Gespräch einsprechen
Halten Sie die Taste gedrückt und sprechen Sie ein paar Sekunden. Die Notiz wird transkribiert und beim Lead gespeichert.
Die Unterlagen gehen raus
Hat die Nummer WhatsApp, gehen die Unterlagen dorthin, sonst per E-Mail. Die Dateien werden passend zur Sprache des Besuchers ausgewählt.
Die wichtigsten Kontakte zuerst anrufen
Zu jedem Lead gibt es ein kurzes Firmenprofil, die Bewertung A, B oder C und einen Vorschlag für den Gesprächseinstieg.

Das ganze Standteam arbeitet in einer gemeinsamen Liste. Jede Person meldet sich mit Namen und PIN an, und bei jedem Lead steht, wer ihn erfasst hat. Mit einem QR-Code am Stand können Besucher die Dateien auch selbst herunterladen und ihre Daten hinterlassen.

Was Followbooth (noch) nicht kann

Followbooth liest den Barcode auf dem Besucherausweis nicht. Wenn Sie die Registrierungsdaten hinter dem Ausweis brauchen, ersetzt es das Lead-Retrieval des Veranstalters nicht, sondern ergänzt es.

Native CRM-Anbindungen auf Knopfdruck gibt es noch nicht. Ihre Leads lassen sich als CSV-Datei exportieren oder in den bezahlten Tarifen über API, Webhooks und Zapier an Ihr CRM senden. Die iPhone-App, die sich gerade im Test befindet, liest die Karte direkt auf dem Telefon, speichert den Lead ohne Netz und sendet ihn, sobald wieder eine Verbindung besteht. Im Browser braucht Followbooth zum Auslesen einer Karte eine Internetverbindung. Die App kommt bald in den App Store, die Android-App bald bei Google Play. WhatsApp-Nachrichten werden von einer Team-Nummer gesendet, die Sie mit Followbooth verbinden; eine Anbindung über die offizielle WhatsApp-Business-Schnittstelle ist geplant.

Datenschutz und Einwilligung bei der Leaderfassung

Die Leads liegen auf unserem Server in der EU. Kartenfotos und Sprachnotizen werden zur Verarbeitung an den Dienst Gemini von Google übermittelt. Eine Verarbeitung ausschließlich in der EU ist geplant, derzeit aber noch nicht umgesetzt.

Zu jedem Lead wird gespeichert, auf welchem Weg der Besucher eingewilligt hat: persönlich am Stand oder über das QR-Formular. Wir empfehlen, nur das Material zu senden, das der Besucher haben wollte. Sie können alle Leads jederzeit als CSV exportieren und die Löschung verlangen. Im Tarif Team Annual ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag enthalten.

Welche Regeln für Werbe-E-Mails und Nachrichten in Ihrem Land gelten, sollten Sie selbst prüfen. Diese Seite ist keine Rechtsberatung.

Preise

Sie können kostenlos starten: mit 10 gescannten Visitenkarten, ohne Kreditkarte. Alle Preise verstehen sich netto, zuzüglich Umsatzsteuer.

Event Pass: 149 € pro Messe: Bis zu 3 Personen und 300 Leads, mit Zugriff bis 30 Tage nach der Messe. Für Teams, die ein paar Mal im Jahr ausstellen.
Team Annual: 790 € pro Jahr: Bis zu 5 Personen, beliebig viele Messen und 1.500 Leads pro Jahr, danach 0,30 € pro Lead. Mit QR-Dateigruppen für jede Messe und einem Auftragsverarbeitungsvertrag.

Fragen zur Leaderfassung auf Messen

Was kostet eine App zur Leaderfassung auf Messen?

Bei Systemen der Veranstalter legen diese die Preise selbst fest, sie unterscheiden sich also von Messe zu Messe. Followbooth kostet 149 € für eine Messe oder 790 € für ein Jahr, jeweils netto, und Sie können kostenlos starten.

Ersetzt Followbooth das Lead-Retrieval des Veranstalters?

Nicht, wenn Sie die Registrierungsdaten hinter dem Besucherausweis brauchen: Dafür nutzen Sie das System des Veranstalters. Geht es Ihnen nur um die Menschen, mit denen Sie tatsächlich gesprochen haben, genügt eine App, die Visitenkarten liest. Beides lässt sich kombinieren.

Ist die Leaderfassung mit Followbooth DSGVO-konform?

Followbooth unterstützt Sie dabei: Die Daten liegen auf einem Server in der EU (Kartenfotos und Sprachnotizen gehen zusätzlich an Google Gemini), die Einwilligung wird beim Lead gespeichert, Export und Löschung sind möglich, und im Tarif Team Annual gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Ob Ihr Vorgehen insgesamt konform ist, hängt auch davon ab, was Sie versenden und wie Sie Besucher informieren. Das klären Sie am besten mit Ihrer Datenschutzberatung.

Funktioniert die Leaderfassung auch ohne Netz am Messestand?

In der iPhone-App ja: Sie liest die Karte auf dem Telefon, speichert den Lead ohne Netz und sendet ihn, sobald wieder eine Verbindung besteht. Die App ist gerade im Test und kommt bald in den App Store; die Android-App kommt bald bei Google Play. Im Browser braucht Followbooth zum Auslesen einer Karte eine Verbindung.

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