Follow-up-E-Mail-Vorlagen für Messen zum Kopieren
Ein Follow-up wirkt am besten, wenn es eintrifft, solange der Besucher sich noch an Sie erinnert. Unten finden Sie vier Vorlagen für die häufigsten Situationen, jeweils mit Betreffzeile und dem richtigen Zeitpunkt für den Versand. Ersetzen Sie die Angaben in eckigen Klammern und streichen Sie alles, was für Ihr Gespräch nicht zutrifft.
Vor dem Versand
- Senden Sie die erste Nachricht ein bis zwei Werktage nach der Messe, solange das Gespräch noch frisch ist.
- Nennen Sie ein Detail aus dem Gespräch. Es zeigt, dass die E-Mail kein Massenversand ist.
- Bitten Sie nur um eine Sache: eine Antwort, ein Telefonat oder ein Treffen.
- Verlinken Sie Ihr Material oder hängen Sie eine Datei an. Mehrere große Anhänge landen oft im Spam.
- Schreiben Sie, wer Sie sind und wie man Sie erreicht, und bieten Sie eine einfache Möglichkeit, abzulehnen.
- Schreiben Sie nur Personen an, die Ihnen ihre Karte oder ihre Daten gegeben haben. Prüfen Sie vor dem Versand die Regeln für geschäftliche E-Mails in Ihrem Land.
Vorlage 1: Dank und das gewünschte Material
Zeitpunkt: am selben Tag oder am nächsten Morgen, für Besucher, die um eine Broschüre, eine Preisliste oder ein Datenblatt gebeten haben.
Betreff: [Messename]: die gewünschten Informationen zu [Produkt]
Guten Tag [Vorname],
vielen Dank für Ihren Besuch an unserem Stand bei [Messename]. Es war schön, mit Ihnen über [Gesprächsthema] zu sprechen.
Wie versprochen finden Sie hier [Name der Broschüre oder des Dokuments]. Für Sie besonders relevant ist [Abschnitt oder Seite].
Wenn Sie es gemeinsam durchgehen möchten, vereinbare ich gern ein 20-minütiges Telefonat. Antworten Sie mir einfach mit einem Tag, der Ihnen passt.
Freundliche Grüße
[Ihr Name]
[Position, Firma, Telefon]
Vorlage 2: Terminanfrage bei konkretem Bedarf
Zeitpunkt: innerhalb von zwei Werktagen, für Besucher mit einem konkreten Projekt, einem Budget oder einer Frist. Das sind Ihre A-Leads.
Betreff: [Firma des Besuchers] und [Ihre Firma]: nächster Schritt nach [Messename]
Guten Tag [Vorname],
Bei [Messename] haben Sie mir gesagt, dass [Bedarf oder Projekt] und dass Sie bis [Datum oder Zeitraum] entscheiden wollen.
Ich möchte Ihnen für nächste Woche ein Gespräch von 30 Minuten vorschlagen, um [das konkrete Thema: Anforderungen, erstes Angebot, Demo] durchzugehen. Würde Ihnen [Tag] um [Uhrzeit] oder [Tag] um [Uhrzeit] passen?
Falls noch jemand an der Entscheidung beteiligt ist, leiten Sie diese Nachricht gern an die Person weiter.
Freundliche Grüße
[Ihr Name]
[Position, Firma, Telefon]
Vorlage 3: eine kurze Erinnerung, wenn keine Antwort kommt
Zeitpunkt: fünf bis sieben Werktage nach Ihrer ersten E-Mail, einmalig. Bleibt eine Antwort weiter aus, genügt nach etwa zwei Wochen eine weitere Nachricht.
Betreff: Nachfrage: [ursprünglicher Betreff]
Guten Tag [Vorname],
Ich habe Ihnen letzte Woche nach [Messename] zum Thema [Thema] geschrieben und wollte sichergehen, dass meine Nachricht Sie erreicht hat.
Kurz gesagt: [was Sie für das Unternehmen tun können, in einem Satz].
Falls der Zeitpunkt gerade nicht passt, sagen Sie mir Bescheid, dann melde ich mich im [Monat] wieder. Falls eine andere Person der bessere Ansprechpartner ist, wäre ich für einen Hinweis dankbar.
Vielen Dank
[Ihr Name]
[Position, Firma, Telefon]
Vorlage 4: ein dezenter Kontakt nach kurzem Gespräch
Zeitpunkt: innerhalb einer Woche, für Besucher, mit denen Sie nur kurz gesprochen haben oder die ohne klaren Bedarf eine Karte hinterlassen haben. Das sind Ihre B- und C-Leads.
Betreff: Schön, Sie bei [Messename] kennengelernt zu haben
Guten Tag [Vorname],
Wir haben uns kurz bei [Messename] am Stand von [Ihre Firma] getroffen. Ich möchte Ihr Postfach nicht füllen, deshalb nur ein Link, der nützlich sein könnte: [Link zu Ihrer hilfreichsten Seite, Fallstudie oder Broschüre].
Wenn [Thema] später relevant wird, erreichen Sie mich unter dieser Adresse oder unter [Telefon].
Wenn Sie nichts mehr von uns hören möchten, antworten Sie mit „Nein danke“, und ich entferne Ihre Daten.
Freundliche Grüße
[Ihr Name]
[Position, Firma]
Beispiele für Betreffzeilen
- [Messename]: die gewünschten Informationen
- Schön, Sie bei [Messename] kennengelernt zu haben
- Ihre Frage zu [Thema] bei [Messename]
- [Firma des Besuchers] und [Ihre Firma]: nächster Schritt
- Das Datenblatt zu [Produkt], wie versprochen
- Nachfrage: [ursprünglicher Betreff]
Die erste Nachricht schon am Stand senden
Die erste Vorlage erwarten die meisten Besucher, und sie wird am leichtesten zu spät verschickt. Followbooth sendet die passende Broschüre per WhatsApp oder E-Mail in der Sprache des Besuchers, solange er noch an Ihrem Stand ist. Die Bewertung A, B oder C bei jedem Lead zeigt dann, welche der anderen Vorlagen Sie nutzen.
Fragen zum Nachfassen nach Messen
Wie schnell sollte ich nach einer Messe eine Follow-up-E-Mail senden?
Ein bis zwei Werktage sind ein gutes Ziel. Je früher die Nachricht eintrifft, desto eher erinnert sich der Besucher noch an das Gespräch.
Wie viele Follow-up-E-Mails sollte ich senden?
Als Faustregel gelten eine erste Nachricht, eine Erinnerung nach etwa einer Woche und eine weitere nach etwa zwei Wochen. Danach hören Sie auf oder nehmen den Kontakt in einen Newsletter auf, falls er zugestimmt hat.
Soll ich Besucher anschreiben, die mir keine Karte gegeben haben?
Nein. Schreiben Sie nur Personen an, die Ihnen ihre Karte oder ihre Daten gegeben haben. Die Regeln für geschäftliche E-Mails unterscheiden sich je nach Land; prüfen Sie die für Ihr Land geltenden.
Soll ich für das Nachfassen WhatsApp oder E-Mail nutzen?
Nutzen Sie den Kanal, über den der Besucher mit Ihnen Kontakt hatte. E-Mail eignet sich für längere Nachrichten und Dokumente. WhatsApp eignet sich für eine kurze Nachricht mit einer Datei, und nur für Personen, die Ihnen ihre Nummer gegeben haben.
Testen Sie es auf Ihrer nächsten Messe
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